Gerenciamento de Projetos - Fatores de sucesso para planejar e desenvolver projetos de forma simples e efetiva
Fala galera! Venho aqui neste fazer uma contribuição referente ao planejamento de projetos "críticos". são citados 10 pontos que devem ser seguidos, para que seja possível a criação do necessário para estes tipo de projetos baseado em Ricardo Vargas. Lets go!
1. Desenvolver Termo de Abertura – Este processo tem como objetivo desenvolver o documento Termo de Abertura do Projeto. Ele documenta as necessidades de negócio que
serão atendidas pelos projetos, além de obter
o comprometi-
mento das áreas/pessoas envolvidas e divulgar oficialmente o nascimento dos projetos a todas
as partes interessadas. O Termo de Abertura do Projeto deve
ser mantido inalterado ao longo do projeto. Sua atualização é feita em caso de mudança extrema no projeto como, por exemplo, mudança
do patrocinador ou
do gerente do projeto, alteração substancial do orçamento ou do cronograma previstos. O Termo de Abertura, nesse modelo
“urgente” de plano, também deve
incorporar alguns elementos que tradicionalmente deviam estar na Declaração
de Escopo. Nesse caso, o que se propõe é a criação de um documento único que aglutine pontos principais da Declaração de Escopo dentro do Termo de Abertura.
2. Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto – Processo que visa desenvolver
a ferramenta principal do dimensionamento do
escopo do projeto. A EAP do
projeto é uma estrutura
visual hierárquica que apresenta a
decomposição do
projeto em partes menores, mais gerenciáveis, denominadas pacotes de trabalho.
Deve ser construída de modo “top-down” e detalhada inicialmente em até, aproximadamente, 3 níveis. Os
demais níveis serão atualizados e detalhados com o desenvolvimento de
projetos através de modelos de planejamento em
ondas sucessivas (GITHENS, 1998).
3.
Elaborar o
Cronograma – Processo que atribui durações aos pacotes de trabalho (menor nível da EAP) e relaciona as precedências
entre esses pacotes, gerando o Diagrama de Rede e o Gráfico de Gantt do projeto. Nessa etapa, a duração estimada do projeto é determinada.
4.
Estruturar o
Orçamento do Projeto – O objetivo deste
processo
é criar uma estimativa de custos dos trabalhos do projeto que, consolidada
irá gerar o orça-
mento do projeto e gerar a linha de base de custos. O orçamento do
projeto deve ser elaborado no nível de detalhe que seja compatível com o efetivo detalha- mento dos trabalhos
e pode/deve ser refinado com as atualizações do projeto.
5. Elaborar a Matriz de Responsabilidades – Processo que visa
desenvolver a planilha
que define as responsabilidades
dentro do projeto. Relaciona as entregas e/ou
grandes blocos da EAP com os recursos
humanos responsáveis pela execução e aprovação dos trabalhos, bem
como as partes interessadas que de- vem ser informadas e consultadas. Popularmente
conhecida como matriz RACI (ARMSHAW, 2005).
6. Desenvolver o Plano de
Comunicações – Processo que tem como objetivo
desenvolver uma planilha
simplificada que destaca quem
recebe a informação (principais partes interessadas identificadas), o que
será comunicado, quando será feita a comunicação, onde será coletada
a informação, porque
a comunicação está sendo realizada,
quem é responsável pela comunicação,
como ela será feita e quanto custará a produção
da informação (5W e 2H).
7. Desenvolver o Plano Preliminar de Riscos – O objetivo deste processo é identificar os potenciais
riscos do projeto
utilizando
uma abordagem estruturada para coletar e documentar os
riscos identificados, tais como a Técnica de Grupo Nominal (NGT), o Delphi e o Brainstorming (ADAMS
& MEANS,
2006). Sugere-se que apenas as ameaças
sejam identificadas, descartando-se as oportunidades, para que o processo seja desenvolvido mais rapidamente. Em seguida,
os riscos
identificados são analisados
em termos de probabilidade, impacto
e urgência,
permitindo que eventuais planos
de ação sejam desenvolvidos
como resposta aos riscos com maior exposição. O
plano de riscos será atualizado ao longo da execução
dos trabalhos.
8. Consolidar Informações no Plano de Projetos – Processo que agrupa os documentos anteriormente produzidos no Plano do Projeto. Eventuais apresentações e documentos de apoio também podem ser consolidados no plano para facilitar o processo de apresentação do projeto para os responsáveis pela aprovação.
9. Aprovar os Documentos do Plano do Projeto – O objetivo deste
processo é garantir que os responsáveis
pelas aprovações façam
uma análise dos documentos e análises desenvolvidos no plano do projeto, verificando se todas
as entregas previstas
estão de acordo com os objetivos determinados. A aprovação autoriza o início
dos trabalhos e transforma o plano de projeto aprovado na linha de base de avaliação
de desempenho.
10. Realizar a Reunião de Lançamento do Projeto – A reunião de lançamento do projeto
é um evento
de extrema
importância porque
visa divulgar
o início das atividades do projeto
e como ele deve contribuir para atingir os objetivos estratégicos da
Organização. Além de se constituir como uma oportunidade que
busca garantir o comprometimento da
Organização em relação
ao projeto, é considerada como a primeira reunião de trabalho da equipe principal do projeto, na qual o plano é apresentado, sempre buscando o comprometimento das partes interessadas.
Espero que seja útil e até a próxima.
Espero que seja útil e até a próxima.
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